Типові помилки, які виникають під час державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, а також державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань розроблених за результатами спільної робочої групи

Матеріали спільної робочої групи

Міністерства юстиції України

та

Нотаріальної палати України

ТИПОВІ ПОМИЛКИ,

ЯКІ ВИНИКАЮТЬ ПІД ЧАС

ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ РЕЧОВИХ ПРАВ НА НЕРУХОМЕ МАЙНО ТА ЇХ ОБТЯЖЕНЬ,

А ТАКОЖ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ ЮРИДИЧНИХ ОСІБ, ФІЗИЧНИХ ОСІБ – ПІДПРИЄМЦІВ ТА ГРОМАДСЬКИХ ФОРМУВАНЬ

Київ 2017

На виконання положень Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі – Закон) та Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон1, разом – Закони) Кабінетом Міністрів України прийнято постанову від 21.12.2016 № 990, якою затверджено Порядок здійснення контролю у сфері державної реєстрації (далі – Порядок № 990), якими передбачено, що контроль за діяльністю у сфері державної реєстрації здійснюється шляхом розгляду скарг, поданих відповідно до Закону України «Про звернення громадян», і обґрунтованих подань територіальних органів Мін’юсту, а також моніторингу реєстраційних дій у реєстрах.

У разі виявлення під час розгляду скарг, поданих відповідно до Закону України «Про звернення громадян», і обґрунтованих подань територіальних органів Мін’юсту чи моніторингу реєстраційних дій у реєстрах порушень порядку державної реєстрації контроль здійснюється шляхом проведення камеральної перевірки державних реєстраторів чи суб’єктів державної реєстрації з прийняттям обов’язкових до виконання рішень, передбачених Законами.

З метою недопущення надалі порушень законодавства у сферах державної реєстрації проведено аналіз типових порушень законодавства, що вчиняються державними реєстраторами.

І. У сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

1. Відсутність (у повному обсязі) у заяві, відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі – Державний реєстр прав) електронних копій документів, поданих для проведення реєстраційних дій, шляхом сканування.

За результатами проведення камеральних перевірок встановлено порушення обов’язку державного реєстратора щодо долучення до Державного реєстру прав електронних копій документів, на підставі яких прийнято відповідне рішення. До відсутніх електронних копій також можна віднести сканкопії чистих аркушів, із зображенням настільки поганої якості, при якій неможливо встановити зміст документа, копію частини аркуша документа.

Вказана проблема, зокрема, обумовлена відсутністю чіткого нормативного визначення переліку електронних копій документів, які мають бути долучені до Державного реєстру прав при здійсненні реєстраційної дії, неправильним користуванням програмним забезпеченням Державного реєстру прав, умисними діями державного реєстратора, а також технічними проблемами (збоями) в роботі Державного реєстру прав.

Як вбачається з положень пункту 8 частини першої статті 2 Закону, реєстраційна справа – сукупність документів, на підставі яких проведено реєстраційні дії, а також документів, сформованих у процесі проведення реєстраційних дій, що зберігаються у паперовій та електронній формах.

Слід звернути увагу, що підстави для державної реєстрації прав визначені у статті 27 Закону, а також в інших статтях, які визначають особливості проведення певних реєстраційних дій, зокрема, стаття 31 Закону.

Положеннями статті 16 Закону передбачено, що при прийнятті заяв у паперовій формі обов’язково виготовляються електронні копії документів, поданих заявником для проведення реєстраційних дій. Електронні копії документів виготовляються шляхом сканування з подальшим їх розміщенням у Державному реєстрі прав.

Відповідно до пункту 7 частини третьої статті 10 Закону державний реєстратор виготовляє електронні копії документів, поданих у паперовій формі, та розміщує їх у реєстраційній справі в електронній формі у відповідному розділі Державного реєстру прав (у разі якщо такі копії не були виготовлені під час прийняття документів за заявами у сфері державної реєстрації прав).

Згідно з пунктом 2 частини першої статті 18 Закону державна реєстрація прав включає виготовлення електронних копій документів, поданих для державної реєстрації прав, шляхом сканування (у разі подання документів у паперовій формі) та їх розміщення у Державному реєстрі прав.

Частиною першою статті 20 встановлено, що заява на проведення реєстраційних дій та оригінали документів, необхідних для проведення таких дій, подаються заявником у паперовій або електронній формі у випадках, передбачених законодавством.

Частиною п’ятою вказаної статті також встановлено, що у разі подання заяви про проведення реєстраційних дій у паперовій формі така заява формується, реєструється у базі даних заяв із зазначенням дати і часу реєстрації та скріплюється власним підписом заявника.

З оригіналів документів чи відповідно оформлених копій документів у випадку, передбаченому абзацом другим частини першої цієї статті, поданих для проведення реєстраційних дій, виготовляються електронні копії шляхом сканування, що долучаються до заяви, зареєстрованої у Державному реєстрі прав.

Згідно з пунктами 8, 9, 10 Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2015 № 1127 (далі – Порядок 1127) разом із заявою заявник подає оригінали документів, необхідних для державної реєстрації прав, та документ, що підтверджує сплату адміністративного збору за державну реєстрацію прав. З оригіналів документів чи відповідно оформлених копій документів у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 9 цього Порядку, поданих для державної реєстрації прав, державний реєстратор обов’язково виготовляє електронні копії шляхом сканування таких документів, що долучаються до заяви, зареєстрованої у базі даних заяв.

У разі коли особа, речові права, обтяження таких прав якої підлягають державній реєстрації, звільнена від сплати адміністративного збору за державну реєстрацію прав, заявник пред’являє документ, що підтверджує право на звільнення від сплати адміністративного збору за державну реєстрацію прав, з якого державним реєстратором, уповноваженою особою виготовляється копія, що долучається до документів, поданих для державної реєстрації прав.

Відповідно до пункту 25 Порядку № 1127 документи та/або відомості, сформовані державним реєстратором за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав під час розгляду заяви, а також електронні копії оригіналів документів, поданих для державної реєстрації прав, виготовлені шляхом сканування та долучені до відповідної заяви, зберігаються в електронній формі у цьому Реєстрі.

Згідно з пунктом 4 Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.10.2011 № 1141 (далі – Порядок 1141) ведення Державного реєстру прав здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують формування та присвоєння номерів (у тому числі інформації з Державного реєстру прав), а також документальне відтворення процедури державної реєстрації прав.

Відповідно до пункту 56 Порядку № 1141 державний реєстратор з оригіналів поданих заявником для проведення державної реєстрації прав документів та копій документів, які пред’являються для державної реєстрації прав, виготовляє їх електронні копії шляхом сканування, які розміщує у відповідному розділі Державного реєстру прав (крім документів, які були ним видані або оформлені під час проведення державної реєстрації прав).

Із системного аналізу законодавства вбачається, що реєстраційна справа в електронному вигляді включає документ, що підтверджує звільнення від сплати адміністративного збору, та документи, на підставі яких державний реєстратор приймає відповідне рішення (зокрема, документи, передбачені статтею 27 Закону, Порядком 1127, документ, що підтверджує повноваження представника заявника, підтвердження/відповіді на запити до органів, які здійснювали державну реєстрацію прав на обтяжень до 01.01.2013, відповіді на запит до суду тощо).

Документ, що підтверджує сплату адміністративного збору, є підставою для прийняття відповідної заяви про державну реєстрацію, а не прийняття рішення про державну реєстрацію (відмову, зупинення розгляду заяви), тому розміщення електронної копії цього документа в Державному реєстрі прав не є обов’язковим.

Інформація у документах, які містять особисті дані заявника (паспорт, довідка про присвоєння ідентифікаційного коду) містить персональні дані та захищена законодавством, тому розміщення електронної копії в Державному реєстрі прав Законом не передбачено.

Для забезпечення безспірності реєстраційних дій рекомендуємо після закінчення процедури державної реєстрації в Державному реєстрі прав перевіряти заяву, створений запис на предмет додавання (завантаження) електронних копій всіх документів, на підставі яких прийнято відповідне рішення.

2. Порушення зазначеної у статті 18 Закону послідовності дій під час проведення державної реєстрації речових прав та їх обтяжень, внесення змін до Державного реєстру прав, а також внесення змін без відповідного рішення суду у зв’язку з технічною помилкою, у разі якщо помилка в реєстрі впливає на права третіх осіб, або нездійснення окремих дій, передбачених законодавством.

Частиною першою статті 18 Закону передбачено, що державна реєстрація прав проводиться в такому порядку:

1) прийняття/отримання документів для державної реєстрації прав, формування та реєстрація заяви в базі даних заяв (перевірка оплати адміністративного збору, реєстрація заяви та проставлення підпису);

2) виготовлення електронних копій документів, поданих для державної реєстрації прав, шляхом сканування (у разі подання документів у паперовій формі) та їх розміщення у Державному реєстрі прав;

3) встановлення черговості розгляду заяв, зареєстрованих у базі даних заяв (формування пошуку заяв у базі даних за ідентифікатором, визначеним пунктами 11, 13 Порядку № 1141);

4) перевірка документів на наявність підстав для зупинення розгляду заяви, зупинення державної реєстрації прав, відмови у проведенні державної реєстрації прав та прийняття відповідних рішень (здійснення та формування пошуків в електронних Реєстрах, одержання відповідей на запити з доданням їх до реєстраційної справи, перевірка інформації у документах);

5) прийняття рішення про державну реєстрацію прав (у разі відсутності підстав для зупинення розгляду заяви, зупинення державної реєстрації прав, відмови у проведенні державної реєстрації прав) (редагування друкованого змісту рішення);

6) відкриття розділу в Державному реєстрі прав та/або внесення до відкритого розділу або спеціального розділу Державного реєстру прав відповідних відомостей про речові права на нерухоме майно та їх обтяження, про об’єкти та суб’єктів цих прав (внесення повної інформації про об’єкт, суб’єктів цих прав та обтяжень, документи, електронні копії документів);

7) формування витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав для подальшого використання заявником;

8) видача/отримання документів за результатом розгляду заяви.

Згідно з пунктом 12 Порядку № 1127 розгляд заяви та документів, поданих для державної реєстрації прав, здійснюється державним реєстратором, який встановлює черговість розгляду заяв, що зареєстровані в базі даних заяв на це саме майно, відповідність заявлених прав і поданих документів вимогам законодавства, відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими речовими правами та їх обтяженнями, а також наявність підстав для проведення державної реєстрації прав, зупинення розгляду заяви, зупинення державної реєстрації прав, відмови в державній реєстрації прав.

Під час розгляду заяви та документів, поданих для державної реєстрації прав, державний реєстратор обов’язково використовує відомості Реєстру прав власності на нерухоме майно, Єдиного реєстру заборон відчуження об’єктів нерухомого майна та Державного реєстру іпотек, які є архівною складовою частиною Державного реєстру прав, а також відомості з інших інформаційних систем, доступ до яких передбачено відповідно до законодавства, у тому числі відомості з Державного земельного кадастру та Єдиного реєстру документів, що дають право на виконання підготовчих та будівельних робіт і засвідчують прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів, відомостей про повернення на доопрацювання, відмову у видачі, скасування та анулювання зазначених документів (далі – Єдиний реєстр документів).

Відповідно до пункту 18 Порядку № 1127 рішення щодо державної реєстрації прав або щодо відмови в такій реєстрації за умови вчинення дій та/або процедур, передбачених цим Порядком під час розгляду заяви, приймається державним реєстратором у будь-який час до закінчення строку державної реєстрації прав.

За таких вимог законодавства рішення про державну реєстрацію, зупинення розгляду заяви, відмову у державній реєстрації приймається тільки після встановлення черговості розгляду заяв, наявності/відсутності підстав для зупинення розгляду заяви, відмови в проведенні реєстраційної дії.

Відповідно до частини п’ятої статті 26 Закону внесення змін до записів Державного реєстру прав (у тому числі у зв’язку з технічною помилкою), зупинення реєстраційних дій, внесення запису про скасування державної реєстрації прав або скасування рішення державного реєстратора здійснюються у порядку, передбаченому для державної реєстрації прав.

Тобто всі записи до Державного реєстру прав необхідно вносити на підставі прийнятого рішення з дотриманням встановленої Законом та Порядком № 1127 процедури, а саме: реєстрація заяви, сканування документів, формування пошуків заяв у базі даних Державного реєстру прав з метою встановлення черговості розгляду заяв, наявності підстав для зупинення державної реєстрації, формування пошуків зареєстрованих прав та обтяжень з метою встановлення відсутності підстав для зупинення розгляду заяви, для відмови в державній реєстрації прав, прийняття та формування/збереження друкованого образу рішення, витягу для подальшого використання заявником.

Водночас зміни до записів не можна вносити з дотриманням встановленої процедури навіть за заявою власника, іншого правонабувача, обтяжувача, в разі, якщо помилка в реєстрі впливає на права третіх осіб. У такому випадку зміни до Державного реєстру вносяться виключно на підставі відповідного рішення суду.

3. Відсутність сформованих пошуків у базі даних заяв Державного реєстру прав для встановлення черговості розгляду заяв, наявності або відсутності підстав для зупинення державної реєстрації, відсутність сформованих пошуків відомостей у Державному реєстрі прав, у тому числі в його архівних частинах, або здійснення некоректних пошуків.

Частиною третьою статті 10 Закону встановлено обов’язок державного реєстратора, зокрема, встановлювати відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими речовими правами на нерухоме майно та їх обтяженнями, зокрема, відповідність відомостей про речові права на нерухоме майно та їх обтяження, що містяться у Державному реєстрі прав, відомостям, що містяться у поданих/отриманих документах; наявність обтяжень прав на нерухоме майно; обов’язок перевіряти документи на наявність підстав для проведення реєстраційних дій, зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, зупинення державної реєстрації прав, відмови в державній реєстрації прав.

Формування пошуків у базі даних заяв Державного реєстру прав є механізмом, який забезпечує виконання обов’язку державного реєстратора щодо встановлення черговості розгляду заяв, наявності або відсутності підстав для зупинення державної реєстрації.

Першим етапом розгляду кожної заяви та одним з етапів проведення державної реєстрації є встановлення черговості розгляду заяв, зареєстрованих у базі даних заяв Державного реєстру прав шляхом формування відомостей.

Відповідно до частини восьмої статті 18, частини першої статті 25 Закону проведення реєстраційних дій зупиняється на підставі рішення суду про заборону вчинення реєстраційних дій, що набрало законної сили, або на підставі заяви власника об’єкта нерухомого майна про заборону вчинення реєстраційних дій щодо власного об’єкта нерухомого майна.

Про зупинення реєстраційних дій на підставі рішення суду про заборону вчинення реєстраційних дій державний реєстратор невідкладно повідомляє власника об’єкта нерухомого майна.

У разі наявності зареєстрованих заяв на проведення реєстраційних дій державний реєстратор, який здійснює розгляд таких заяв, невідкладно повідомляє про зупинення реєстраційних дій відповідних заявників.

Аналогічні вимоги містять пункти 13, 17 Порядку № 1127.

Відповідно до пунктів 12, 13 Порядку № 1141 під час проведення державної реєстрації прав державний реєстратор додатково здійснює пошук інших заяв про державну реєстрацію прав та їх обтяжень на те саме майно та рішень судів про заборону вчинення дій, пов’язаних з державною реєстрацією таких прав, у базі даних заяв.

Пошук заяв про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у базі даних заяв здійснюється за реєстраційним номером об'єкта нерухомого майна та ідентифікаторами, визначеними у підпунктах 2 і 3 пункту 11 Порядку № 1141, тобто за адресою об’єкта нерухомого майна та/або за кадастровим номером земельної ділянки. Пошук заяв за реєстраційним номером об'єкта нерухомого майна, номером запису тощо звужує обсяг пошукової інформації.

Слід зауважити, що відповідно до частини третьої статті 19 Закону зупинення реєстраційних дій, внесення запису про скасування державної реєстрації прав, внесення запису про скасування рішення державного реєстратора здійснюються у строк, що не перевищує 2 години з часу реєстрації відповідної заяви/рішення суду в Державному реєстрі прав.

У зв’язку із специфікою поєднання нотаріусом функцій нотаріуса та реєстратора необхідно зробити акцент на тому, що перед вчиненням нотаріальної дії під час підготовки правочину нотаріус проводить пошуки та формує платну інформацію з Державного реєстру прав до реєстрації відповідної заяви. Такі пошуки не фіксуються в операціях із заявою та відповідно не відображаються як виконані під час перевірки реєстраційних дій.

Необхідність проведення пошуку заяв (рішень судів або заяв власника про заборону вчинення реєстраційних дій) обумовлена тим, що після вчинення попередніх пошуків для посвідчення правочину та до моменту реєстрації заяви внаслідок вчинення правочину є проміжок часу, протягом якого може бути зареєстровано заяву власника або рішення суду про заборону вчинення реєстраційних дій, іншу заяву щодо цього об’єкта нерухомого майна.

Законом не передбачено особливостей, відмінностей у проведенні держаної реєстрації державним реєстратором суб’єкта державної реєстрації, державним реєстратором – нотаріусом або державним, приватним виконавцем.

Відтак державним реєстратором (у тому числі нотаріусом, державним, приватним виконавцем) розгляд заяв та документів здійснюється після реєстрації заяви та формування відомостей за результатом пошуку заяв у базі даних заяв Державного реєстру прав.

Після встановлення вказаної черговості перевіряється відповідність заявлених прав і поданих документів, відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими правами, а також наявність підстав для проведення державної реєстрації прав, зупинення розгляду заяви, зупинення державної реєстрації прав, відмови в державній реєстрації.

З огляду на те, що речові права на нерухоме майно та їх обтяження, що підлягають державній реєстрації відповідно до Закону, виникають з моменту такої реєстрації, а моментом державної реєстрації вважається дата і час реєстрації відповідної заяви, за результатом розгляду якої державним реєстратором прийнято рішення про державну реєстрацію прав, факт посвідчення правочину нотаріусом не дорівнює факту виникнення права або обтяження.

4. Щодо здійснення пошуків інформації у Державному реєстрі прав, у тому числі в його архівних частинах, або здійснення некоректних пошуків.

Формування відомостей у Державному реєстрі прав, у тому числі в його архівних частинах, є механізмом виконання обов’язку державного реєстратора щодо встановлення відсутності суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими речовими правами на нерухоме майно та їх обтяженнями, відповідності відомостей про речові права на нерухоме майно та їх обтяження, що містяться у Державному реєстрі прав, відомостям, що містяться у поданих/отриманих документах, наявності обтяжень прав на нерухоме майно.

Метою формування відомостей у Державному реєстрі прав є отримання інформації про зареєстровані права, обтяження речових прав на нерухоме майна, необхідної у конкретному випадку для виконання передбачених законодавством обов’язків державного реєстратора.

Непоодинокими є випадки, коли державні реєстратори не здійснюють необхідну та достатню перевірку відомостей про зареєстровані права та їх обтяження, що має наслідком порушення прав та законних інтересів третіх осіб.

Так, пунктами 10, 11 Порядку № 1141 передбачено, що під час розгляду заяви державний реєстратор здійснює пошук у Державному реєстрі прав відомостей про:

нерухоме майно;

право власності та суб'єкта цього права;

інші речові права та суб'єкта цих прав;

іпотеку та суб’єкта цього права;

обтяження прав на нерухоме майно та суб'єкта цих прав.

Пошук у Державному реєстрі прав відомостей здійснюється за реєстраційним номером об'єкта нерухомого майна. У разі коли відомості про реєстраційний номер об'єкта нерухомого майна у заяві (запиті) не зазначаються, пошук у Державному реєстрі прав відомостей здійснюється за такими ідентифікаторами:

1) за ідентифікаційними даними фізичної або юридичної особи;

2) за адресою об'єкта нерухомого майна/місцезнаходженням земельної ділянки – назва адміністративно-територіальної одиниці (Автономна Республіка Крим, область, м. Київ, м. Севастополь), району, населеного пункту або селищної, сільської ради;

3) за кадастровим номером земельної ділянки;

4) за номером запису.

Пошук у Державному реєстрі прав відомостей для цілей отримання інформації з цього Реєстру здійснюється за принципом повного збігу зазначеного ідентифікатора пошуку або повного збігу усіх чи одного з ідентифікаторів пошуку у разі здійснення пошуку за декількома ідентифікаторами.

Наразі законодавством не встановлено, у якому випадку здійснювати пошуки за конкретними ідентифікаторами обов’язково.

Необхідно розуміти, що існує велика кількість підстав виникнення (переходу), зміни, припинення прав та їх обтяжень, тому в кожному конкретному випадку державному реєстратору слід керуватися положеннями Закону та Порядку № 1127 з метою встановлення наявності або відсутності відстав для проведення реєстраційних дій, зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, зупинення державної реєстрації прав, відмови в державній реєстрації прав.

Варто пам’ятати, що застосування символів «%» та «_» розширює параметри пошуку, а одночасне застосування кількох параметрів пошуку (наприклад, ПІБ та ІПН, найменування юридичної особи та адреси ОНМ) навпаки – звужує.

Наприклад, пунктом 10 Порядку № 1141 встановлено, що пошук у Державному реєстрі прав відомостей може здійснюватися за реєстраційним номером об'єкта нерухомого майна.

Такий ідентифікатор пошуку є вузьким та його застосування не відображає інформацію у спеціальному розділі, архівних складових Державного реєстру прав.

Непоодинокі випадки порушення державним реєстратором вимоги законодавства щодо перенесення до відкритого розділу зареєстрованих похідних прав та обтяжень.

У разі здійснення пошуку відомостей тільки за реєстраційним номером об'єкта нерухомого майна зареєстроване у спеціальному розділі похідне право або обтяження залишиться поза увагою.

Ще одним показовим прикладом є наступна ситуація.

Запис про обтяження всіх прав на нерухоме майно особи 1 внесено до спеціального розділу із зазначенням ПІБ та ІПН. Надалі особа 1 через свої релігійні або інші переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податку. Під час проведення процедури державної реєстрації права власності внаслідок вчинення нотаріальної дії за покупцем особою 2 нерухомого майна особи 1 державним реєстратором здійснено пошуки зареєстрованих обтяжень продавця особи 1 за двома ідентифікаторами одночасно: ПІБ та номер і серія паспорта громадянина України. За таких умов інформація про обтяження у спеціальному розділі державним реєстратором не отримана, що призвело до незаконного відчуження права власності на об’єкт нерухомого майна.

З метою недопущення подальшого порушення законодавства державному реєстратору необхідно встановлювати наявність/відсутність підстав для зупинення розгляду заяви, зупинення державної реєстрації прав чи відмови у проведенні державної реєстрації прав (у тому числі шляхом здійснення (формування) пошуків) після реєстрації заяви та до прийняття рішення (у тому числі під час процедури державної реєстрації у результаті вчинення нотаріальної дії).

Здійснення пошуків є доцільним із застосуванням спеціальних символів «%» та «_».

Здійснювати пошуки відомостей у Державному реєстрі прав та його складових частинах за всіма можливими параметрами, залежно від способу набуття права чи часу його набуття та наявності/відсутності реєстрації таких прав в інформаційних системах чи на паперових носіях до 2013 року:

1. за ІПН окремо від ПІБ власника (відчужувача);
2. за попереднім прізвищем власника (якщо воно відомо);
3. за ПІБ окремо від ІПН власника (відчужувача);
4. за ІПН окремо від ПІБ набувача права власності (заявника);
5. за попереднім прізвищем набувача права власності (заявника);
6. за ПІБ окремо від ІПН набувача права власності (заявника);
7. за адресою об‘єкта, щодо якого подано заяву;
8. за кадастровим номером земельної ділянки;
9. за попередньою адресою, кадастровим номером земельної ділянки, зокрема у разі проведення державної реєстрації внесення змін до адреси, поділу, виділу, об’єднання;
10. за назвою юридичної особи (без лапок, без організаційно-правової форми);
11. за кодом ЄДРПОУ окремо;

При реєстрації новоствореного майна додатково:

1. за будівельною адресою та за новою, щойно присвоєною адресою будівлі;
2. за адресою об’єкта інвестування (квартири, приміщення);
3. за забудовником;
4. за кадастровим номером земельної ділянки;
5. інші ідентифікатори пошуку за необхідності для конкретного випадку.

5. Щодо проведення державної реєстрації речових прав без підтвердження державної реєстрації прав до 01.01.2013.

Обов’язок перевірки зазначених даних існував, починаючи з 2013 року. У Законі № 1666-VIII від 06.10.2016 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення державної реєстрації прав на нерухоме майно та захисту прав власності» «підсилено імператив» такого обов’язку.

Так, у пункті 3 частини третьої статті 10 Закону у редакції від 02.11.2016 встановлено обов’язок державного реєстратора під час проведення державної реєстрації прав, що виникли в установленому законодавством порядку до 01.01.2013, обов’язково запитувати від органів влади, підприємств, установ та організацій, які відповідно до законодавства проводили оформлення та/або реєстрацію прав, інформацію (довідки, засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів тощо), необхідну для такої реєстрації, у разі відсутності доступу до відповідних носіїв інформації, що містять відомості, необхідні для проведення державної реєстрації прав, чи у разі відсутності необхідних відомостей в єдиних та державних реєстрах, доступ до яких визначено Законом, та/або у разі, якщо відповідні документи не були подані заявником.

Отже, цією нормою встановлено обов’язок отримувати інформацію у випадку внесення до Державного реєстру прав інформації про права та обтяження, які вже були зареєстровані до 01.01.2013.

При цьому слід враховувати, що на державного реєстратора покладено обов’язок до прийняття відповідного рішення встановлювати відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими речовими правами на нерухоме майно та їх обтяженнями.

Тому, наприклад, для прийняття рішення про державну реєстрацію права власності у зв’язку з внесенням до статутного капіталу об’єкта нерухомого майна, запис про право власності на який відсутній у Державному реєстрі прав та Реєстрі прав власності на нерухоме майно, державний реєстратор зобов’язаний перевірити інформацію про зареєстроване право власності на такий об’єкт на паперових носіях.

Під зазначеними вище носіями інформації слід розуміти документи, що містять первинну інформацію про факт державної реєстрації прав та їх обтяжень, наприклад, реєстраційні книги БТІ, поземельні книги.

Звернути увагу державних реєстраторів, що відповідь на запит є одним з документів, на підставі яких проведено реєстраційні дії, входить до реєстраційної справи як у паперовій, так і в електронній формі.

6. Відсутність сформованого витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав.

У зв’язку з набранням чинності 02.11.2016 змінами до Закону одним з етапів процедури державної реєстрації є формування витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав для подальшого використання заявником.

Відповідно до пункту 22 Порядку № 1127 після внесення відомостей до Державного реєстру прав державний реєстратор за допомогою програмних засобів ведення зазначеного Реєстру формує витяг з нього про проведену державну реєстрацію прав, який розміщується на веб-порталі Мін’юсту для доступу до нього заявника з метою його перегляду та з урахуванням строку державної реєстрації, за який сплачено адміністративний збір, його завантаження і друку.

Витяг з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав за бажанням заявника може бути наданий державним реєстратором у паперовій формі з урахуванням строку державної реєстрації, за який сплачено адміністративний збір, шляхом друку за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав на аркушах паперу форматом А4 (210 x 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, з проставленням підпису та печатки державного реєстратора.

Положення абзаців першого та другого цього пункту щодо надання витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав з урахуванням строку державної реєстрації, за який сплачено адміністративний збір, не застосовуються у разі проведення державної реєстрації прав у результаті вчинення нотаріальної дії з нерухомим майном, об’єктом незавершеного будівництва.

Витяг з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав у паперовій або електронній формі має однакову юридичну силу та містить обов’язкове посилання на Державний реєстр прав.

З наведених положень законодавства вбачається, що процедура державної реєстрації речового права або обтяження завжди закінчується формуванням витягу з урахуванням строку державної реєстрації, за який сплачено адміністративний збір. Отже, формування витягу за збігом строку державної реєстрації є порушенням вимог статті 19 Закону та пункту 22 Порядку № 1127.

Звернути увагу державних реєстраторів, що витяг формується за тією заявою, на підставі якої проведено державну реєстрацію. Цей обов’язок державного реєстратора не залежить від часу фактичного звернення заявника за отриманням документів за результатом проведеної державної реєстрації.

7. Порушення Вимог до оформлення рішень державними реєстраторами прав на нерухоме майно, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 21.11.2016 № 3276/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.11.2016 за № 1505/29635 (далі – Вимоги до оформлення рішень).

Відповідно до пункту 15 Порядку № 1141 після здійснення пошуку у Державному реєстрі прав відомостей державний реєстратор розглядає заяву (запит) та оформляє відповідне рішення, якому присвоюється індексний номер, фіксується дата та час його формування.

Вимогами до оформлення рішень встановлено, що рішення має містити вичерпний та обґрунтований перелік обставин, які стали передумовою для зупинення розгляду заяви, відмови у проведенні реєстраційних дій (у разі прийняття рішення про зупинення розгляду заяви, відмови у проведенні реєстраційних дій), а також підставу для прийняття рішення з обов’язковим посиланням на Закон та інші нормативно-правові акти, прийняті відповідно до нього.

Всупереч зазначеним вимогам законодавства нерідко державні реєстратори не редагують текст рішення про державну реєстрацію, про зупинення розгляду заяви, відмови у проведенні реєстраційних дій або взагалі не формують друкований образ рішення, не зберігають друкований образ після редагування.

Для виконання Вимог до оформлення рішень, а також права заявника на отримання відповідного рішення державним реєстраторам необхідно здійснювати редагування друкованого образу рішення із зазначенням вичерпного та обґрунтованого переліку обставин, які стали передумовою для зупинення розгляду заяви, відмови у проведенні реєстраційних дій (у разі прийняття рішення про зупинення розгляду заяви, відмови у проведенні реєстраційних дій), а також підставу для прийняття рішення з обов’язковим посиланням на Закон та інші нормативно-правові акти, прийняті відповідно до нього.

Після редагування рішення необхідно зберігати за допомогою клавіші «оновити/зберегти», оскільки без використання цієї функції надалі не відображатиметься остаточний текст рішення.

Після редагування та збереження рішення згідно з пунктами 4 та 5 Вимог до оформлення рішень на рішення в електронній формі накладається електронний цифровий підпис державного реєстратора.

Рішення державного реєстратора у випадках, передбачених законодавством, може бути оформлено у паперовій формі шляхом його друку за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, проставлення підпису та печатки державного реєстратора.

Слід пам’ятати, що рішення державного реєстратора може бути предметом оскарження у суді, а також у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах, та у цьому випадку надається оцінка рішенню, роздрукованому з Державного реєстру прав.

8. Порушення строків, визначених Законом.

Законом як спеціальним нормативно-правовим актом встановлений інший, ніж передбачений Цивільним кодексом України, початок перебігу строку проведення державної реєстрації прав, а саме: строк, визначений у днях, обраховується з дня реєстрації відповідної заяви в Державному реєстрі прав, строк, визначений у годинах, обраховується з часу реєстрації відповідної заяви в Державному реєстрі прав.

Наприклад, порушенням статті 19 Закону, яка передбачає, що внесення змін до записів Державного реєстру прав здійснюються у строк, що не перевищує одного робочого дня з дня реєстрації відповідної заяви в Державному реєстрі прав, є здійснення державної реєстрації за заявою про внесення змін наступного дня після реєстрації заяви.

Згідно з даними Державного реєстру прав тривалість процедури державної реєстрації прав обраховується з моменту реєстрації заяви до моменту «задоволення» заяви, що суперечить чинному законодавству.

Законом визначена прив’язка кінцевого строку здійснення державної реєстрації до видачі документів за результатом розгляду заяви. При цьому мова не йде про видачу паперового носія, оскільки відповідно до Закону та Порядку №1127 рішення та витяг з Державного реєстру прав видаються в електронній формі шляхом розміщення на веб-порталі Мін’юсту, а за бажанням заявника також видаються у паперовій формі. Кінцевою технічною дією в алгоритмі проведення процедури державної реєстрації є формування витягу чи прийняття рішення про відмову в державній реєстрації прав.

Слід зауважити, що одним з критеріїв моніторингу реєстраційних дій є порушення строків, визначених Законом. Враховуючи недосконалу роботу Державного реєстру прав та можливі затримки у проведенні державної реєстрації не з вини державного реєстратора, доцільним є складання ака з викладенням причин затримки державної реєстрації та долучення його до реєстраційної справи (у тому числі електронної).

Наприклад, у разі реєстрації заяви щодо права власності 01.09.2017 та сплати за подання заяви адміністративного збору у розмірі 160 грн державний реєстратор приймає рішення про державну реєстрацію, вносить відповідні відомості до Державного реєстру прав та формує витяг не пізніше 07.09.2017. Проведення державної реєстрації та формування витягу 08.09.2017 та пізніше вважається порушенням строку державної реєстрації. У разі реєстрації заяви про внесення змін до записів Державного реєстру прав 01.09.2017 заява має бути розглянута та за результатом реєстраційних дій сформований витяг того ж самого дня.

9. Порушення вимог Закону щодо території здійснення повноважень проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно.

Законом передбачено, що процедуру припинення обтяження (заборони) можна проводити незалежно від місцезнаходженням майна, а припинення іпотеки тільки за місце знаходженням майна. Так, після погашення кредиту для звільнення майна від заборони та іпотеки потрібно вилучати два записи.

Звернути увагу нотаріусів, що державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, які виникають (змінюються, припиняються) у результаті вчинення нотаріальної дії, – здійснює нотаріус, який вчинив таку дію, незалежно від місцезнаходження нерухомого майна.

Припинення іпотеки без укладання відповідної угоди, яку посвідчує нотаріус, є реєстраційною дією.

Оскільки іпотека є речовим правом, а не обтяженням, то на здійснення державної реєстрації припинення іпотеки поширюється вимога щодо проведення реєстрації за місцезнаходженням об’єкта.

Слід зауважити, що місто Київ має окремий статус і не відноситься до Київської області. Відповідно державний реєстратор суб’єкта державної реєстрації у місті Києві, нотаріус Київського міського нотаріального округу не має права вчиняти державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно (не у зв’язку з вчиненням нотаріальної дії), розташоване в Київській області.

Державна реєстрація обтяжень на нерухоме майно здійснюється як у результаті нотаріальної дії, так і без вчинення нотаріальної дії незалежно від місцезнаходження нерухомого майна.

Державна реєстрація права власності за спадкодавцем на підставі пункту 66 Порядку № 1127 здійснюється в межах області, м. Києва, м. Севастополя, а не за місцем оформлення спадщини.

Законом прямо не передбачено, за яким принципом щодо територіальності необхідно проводити скасування записів Державного реєстру прав.

Разом з тим державним реєстраторам слід виходити з того, що, по-перше, скасування записів не є реєстрацією обтяження, по-друге, згідно з частиною п’ятою статті 26 Закону внесення запису про скасування державної реєстрації прав або скасування рішення державного реєстратора здійснюються у порядку, передбаченому для державної реєстрації прав (крім випадків, коли такі дії здійснюються у порядку, передбаченому статтею 37 Закону).

Таким чином, скасування державної реєстрації прав або скасування рішення державного реєстратора необхідно проводити за територіальним принципом.

10. Поширеним є порушення вимог Закону щодо розміру адміністративного збору, який сплачується за проведення державної реєстрації прав та їх обтяжень.

Так, державні реєстратори для реєстрації заяви приймають оплату адміністративного збору у меншому розмірі, ніж передбачено Законом, проводять державну реєстрацію у скорочені строки без отримання документа про сплату адміністративного збору в повному обсязі. Неповна оплата адміністративного збору або її відсутність має наслідком неналежне наповнення прибуткової частини державного бюджету.

Наприклад, порушенням є проведення державної реєстрації права власності на нерухоме майно, яке зареєстровано до 01.01.2013, без отримання документа про сплату адміністративного збору, якщо таку державну реєстрацію проведено у день реєстрації заяви.

Державним реєстраторам акредитованих суб’єктів державної реєстрації та приватним нотаріусам слід звернути увагу на те, що згідно з частиною третьою статті 35 Закону фінансове забезпечення приватних нотаріусів та акредитованих суб’єктів здійснюється за рахунок 60 відсотків коштів адміністративного збору, що залишаються у приватних нотаріусів або акредитованих суб’єктів, які здійснили державну реєстрацію прав.

Оскільки відповідно до частини четвертої статті 20 Закону заява про проведення реєстраційних дій не приймається за відсутності документа, що підтверджує оплату послуг, та у разі внесення відповідної плати не в повному обсязі, у заяві про державну реєстрацію прав та їх обтяжень необхідно зазначати інформацію про повну оплату суми адміністративного збору (у випадку реєстрації заяви державним реєстратором акредитованого суб’єкта або приватним нотаріусом – із зазначенням часток адміністративного збору).

У зв’язку з набранням законної сили 02.11.2017 змінами до Закону, а також набранням чинності 16.11.2016 змінами до Порядку № 1127 стягнення плати за надання інформації – витягу за результатом державної реєстрації – не передбачено, тому вимагання сплати такого адміністративного збору є протиправним.

Так само згідно з частиною сьомою статті 34 Закону безпідставним є отримання оплати з кожного співвласника у разі надання однієї послуги у сфері державної реєстрації прав одночасно усім співвласникам нерухомого майна.

11. Порушення обов’язку перевірки (використання) даних єдиних та державних реєстрів, зокрема, Державного земельного кадастру та Єдиного реєстру документів, Єдиного державного реєстру судових рішень.

Статтею 10 Закону встановлено обов’язок державного реєстратора під час проведення реєстраційних дій використовувати відомості Державного земельного кадастру та Єдиного реєстру документів, а також використовувати відомості, отримані у порядку інформаційної взаємодії Державного реєстру прав з Єдиним державним реєстром судових рішень (далі – ЄДРСР).

Відповідно до підпункту 1 пункту 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення Закону України від 06.10.2016 № 1666-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення державної реєстрації прав на нерухоме майно та захисту прав власності» до запровадження інформаційної взаємодії між Державним реєстром прав та ЄДРСР, передбаченої Законом, а також у разі проведення реєстраційних дій на підставі рішень судів, що набрали законної сили, до запровадження відповідної інформаційної взаємодії реєстраційні дії на підставі рішень судів проводяться за зверненням заявника.

Державний реєстратор прав на нерухоме майно з метою встановлення набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень на підставі поданого рішення суду обов’язково використовує відомості ЄДРСР за допомогою офіційного веб-порталу судової влади України щодо наявності такого рішення у відповідному реєстрі в електронній формі, відповідності його змісту в електронній формі та паперовій.

У разі відсутності рішення суду в ЄДРСР державний реєстратор прав на нерухоме майно запитує копію такого рішення суду, засвідчену в установленому порядку, від відповідного суду. Направлення запиту до суду про отримання копії рішення суду є підставою для зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

Як уже зазначено вище, ведення Державного реєстру прав забезпечує документальне відтворення процедури державної реєстрації прав, Державний реєстр прав містить документи в електронній формі, на підставі яких проведено реєстраційні дії. Оскільки державна реєстрація проводиться на підставі документів та інформації, що міститься не лише у Державному реєстрі прав, а й інших єдиних та державних реєстрах (зокрема, Державному земельному кадастрі, Єдиному реєстрі документів, ЄДРСР, які є частиною реєстраційної справи, рекомендуємо додавати до Державного реєстру прав електронні копії всіх документів, на підставі яких приймається відповідне рішення, у тому числі перевірки інформації з єдиних та державних реєстрів щодо об’єкта нерухомого майна.

12. Неповне внесення до відповідних записів Державного реєстру прав інформації щодо відповідного об’єкта нерухомого майна (технічної характеристики, дати та найменування органу, що провів державну реєстрацію земельної ділянки, прив’язки будівлі до земельної ділянки та навпаки, інформації про утворення об’єкта нерухомого майна шляхом об’єднання, поділу тощо).

За результатами проведення камеральних перевірок було встановлено внесення державними реєстраторами до Державного реєстру прав неповної інформації під час проведення реєстраційних дій. Крім того, до заяви державні реєстратори часто не вносять інформацію щодо уповноваженої особи та документа, що посвідчує її повноваження.

Відповідно до статті 12 Закону Державний реєстр прав містить записи про зареєстровані речові права на нерухоме майно, об’єкти незавершеного будівництва, їх обтяження, про об’єкти та суб’єктів цих прав, відомості та електронні копії документів, поданих у паперовій формі, або документи в електронній формі, на підставі яких проведено реєстраційні дії, а також документи, сформовані за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав у процесі проведення таких реєстраційних дій.

Записи, що містяться у Державному реєстрі прав, повинні відповідати відомостям, що містяться в документах, на підставі яких проведені реєстраційні дії.

Відомості Державного реєстру прав вважаються достовірними і можуть бути використані у спорі з третьою особою, доки їх не скасовано у порядку, передбаченому Законом. Будь-які дії особи, спрямовані на набуття, зміну або припинення речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, зареєстрованих у Державному реєстрі прав, вчиняються на підставі відомостей, що містяться в цьому Реєстрі.

Відповідно до пункту 20 Порядку № 1127 у разі проведення державної реєстрації права власності на окремий індивідуально визначений об’єкт нерухомого майна, об’єкт незавершеного будівництва вперше, у тому числі у результаті поділу, виділу частки з об’єкта нерухомого майна або об’єднання об’єктів нерухомого майна, державний реєстратор за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав відкриває новий розділ у цьому Реєстрі з присвоєнням реєстраційного номера об’єкту нерухомого майна, об’єкту незавершеного будівництва та формує реєстраційну справу відповідно до законодавства.

У разі коли відкриття розділу у Державному реєстрі прав здійснюється у результаті поділу, виділу частки з об’єкта нерухомого майна або об’єднання об’єктів нерухомого майна, державний реєстратор одночасно з відкриттям розділу у Державному реєстрі прав переносить відомості про речові права на нерухоме майно та їх обтяження, про суб’єктів цих прав, щодо об’єкта нерухомого майна, який поділяється, частка з якого виділяється, або щодо об’єктів нерухомого майна, які об’єднуються, до відповідних розділів, відкритих на кожний з новостворених об’єктів нерухомого майна.

Згідно з пунктом 60 Порядку № 1141 державний реєстратор у разі поділу, об'єднання об'єкта нерухомого майна або виділу частки з об'єкта нерухомого майна закриває розділ Державного реєстру прав на підставі прийнятого ним рішення про закриття розділу Державного реєстру прав та реєстраційної справи.

Для закриття розділу Державного реєстру прав державний реєстратор вносить до відповідного розділу Державного реєстру прав такі відомості:

підстава для закриття розділу:

- назва рішення;

- дата формування рішення;

- індексний номер рішення;

прізвище, ім'я та по батькові державного реєстратора;

найменування органу державної реєстрації прав або найменування державної нотаріальної контори, назва нотаріального округу.

Згідно з пунктом 20 Порядку № 1141 з метою проведення державної реєстрації виникнення права власності державний реєстратор вносить до запису про нерухоме майно такі відомості:

1) щодо земельної ділянки:

дата державної реєстрації земельної ділянки;

найменування органу, що провів державну реєстрацію земельної ділянки;

кадастровий номер земельної ділянки;

площа земельної ділянки;

цільове призначення земельної ділянки;

місцезнаходження земельної ділянки;

підстава для внесення запису про нерухоме майно;

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора;

найменування органу державної реєстрації прав або найменування нотаріальної контори, назва нотаріального округу.

У разі коли на земельній ділянці розташований об’єкт нерухомого майна, право власності на який зареєстровано в установленому законодавством порядку, державний реєстратор додатково вносить відомості про реєстраційний номер такого об’єкта;

2) щодо об’єкта нерухомого майна:

тип об’єкта нерухомого майна (житловий будинок, будівля, споруда, квартира, житлове приміщення, нежитлове приміщення тощо);

призначення об'єкта нерухомого майна (житловий або нежитловий);

площа об’єкта нерухомого майна (загальна та (за наявності) житлова);

відомості про складові частини об'єкта нерухомого майна (найменування та/або присвоєння літера, загальна та (за наявності) житлова площа об'єкта нерухомого майна, який є складовою частиною складної речі та призначений для обслуговування іншої (головної) речі, пов'язаний з нею спільним призначенням та є її приналежністю);

адреса об’єкта нерухомого майна;

підстава для внесення запису про нерухоме майно;

прізвище, ім'я та по батькові державного реєстратора;

найменування органу державної реєстрації прав або найменування нотаріальної контори, назва нотаріального округу.

У разі коли право власності на земельну ділянку, на якій розташований такий об'єкт нерухомого майна, зареєстровано в установленому законодавством порядку, державний реєстратор додатково вносить відомості про реєстраційний номер такої земельної ділянки.

3) щодо підприємства як єдиного майнового комплексу:

найменування підприємства;

місцезнаходження підприємства;

дата проведення державної реєстрації підприємства;

код згідно з ЄДРПОУ;

склад підприємства (перелік нерухомого майна, що входить до єдиного майнового комплексу (земельні ділянки, будівлі, споруди), із зазначенням їх реєстраційних номерів);

підстава для внесення запису про нерухоме майно;

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора;

найменування органу державної реєстрації прав або найменування нотаріальної контори, назва нотаріального округу;

4) щодо об’єкта незавершеного будівництва:

технічна характеристика об'єкта незавершеного будівництва;

місце розташування об'єкта незавершеного будівництва;

реєстраційний номер земельної ділянки, на якій розташований об'єкт незавершеного будівництва;

підстава для внесення запису про нерухоме майно;

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора;

найменування органу державної реєстрації прав або найменування нотаріальної контори, назва нотаріального округу.

Тобто на виконання вищезазначених положень Порядку № 1141 необхідно, зокрема:

під час проведення реєстраційної дії вносити повну інформацію в опис майна та обов’язково заповнювати графи: загальна, житлова площа, за наявності вказувати кількість кімнат. Обов’язковим є зазначення складових частин будинків та домоволодінь;

при реєстрації будинків, окремо розташованих будівель, майнового комплексу та інших будівель та споруд, розташованих на земельній ділянці, вносити кадастровий номер земельної ділянки, на якій розташоване майно. У разі розташування будівлі, споруди на декількох земельних ділянках вказувати в додаткових відомостях інформацію про всі земельні ділянки;

звернути увагу на обов‘язкове внесення інформації щодо дати та найменування органу, який провів державну реєстрацію земельної ділянки;

якщо державна реєстрація проводиться в результаті поділу, виділу, об’єднання об’єкта нерухомого майна, необхідно вносити інформацію про утворення об’єкта нерухомого майна в результаті поділу, виділу, об’єднання; у разі реєстрації прав та обтяжень, які зареєстровані до 01.01.2013, – зазначати номери записів архівних частин Реєстру;

під час реєстрації заяви вказувати інформацію щодо уповноваженої особи заявника та документ, що посвідчує повноваження представника.

13. Здійснення державної реєстрації прав за неналежною особою, в тому числі зазначення органу державної влади, органу місцевого самоврядування власником майна державної, комунальної форми власності, державної реєстрації речових прав та їх обтяжень на підставі заяви уповноваженої особи заявника без відповідних повноважень, неправильне зазначення особи заявника / суб’єкта права у заяві.

Частиною першою статті 2 Закону встановлено, хто є заявником для проведення державної реєстрації прав та їх обтяжень.

Так, заявник – це:

власник, інший правонабувач, сторона правочину, у яких виникло речове право, або уповноважені ними особи – у разі подання документів для проведення державної реєстрації набуття, зміни або припинення права власності та інших речових прав;

орган державної влади, його посадова особа, якими встановлено, змінено або припинено обтяження, особа, в інтересах якої встановлено, змінено або припинено обтяження, або уповноважені ними особи – у разі подання документів для проведення державної реєстрації набуття, зміни або припинення обтяження речових прав;

іпотекодержатель, особа, в інтересах якої встановлено, змінено або припинено іпотеку, або уповноважені ними особи – у разі подання документів для проведення державної реєстрації набуття, зміни або припинення іпотеки;

орган місцевого самоврядування – у разі взяття на облік безхазяйного нерухомого майна;

особа, за якою закріплений особовий рахунок в погосподарській книзі відповідної сільської, селищної, міської ради, або уповноважена нею особа – у разі проведення державної реєстрації права власності на індивідуальні (садибні) житлові будинки, садові, дачні будинки, господарські (присадибні) будівлі і споруди, прибудови до них, що були закінчені будівництвом до 05.08.1992 та розташовані на територіях сільських, селищних, міських рад, якими відповідно до законодавства здійснювалося ведення погосподарського обліку.

Поширеним порушенням є проведення державної реєстрації права державної або комунальної власності на ім’я підприємства, установи, яким це майно належить на праві повного господарського відання або оперативного управління. Такими діями фактично проводиться заміна власника нерухомого майна.

Необхідно розуміти, що згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» суб’єктом (власником) права комунальної власності є територіальна громада, рішення про розпорядження майном комунальної власності приймається органами місцевого самоврядування.

Суб’єктом (власником) права державної власності є держава. Законом України «Про управління об'єктами державної власності» передбачений перелік органів державної влади, уповноважених на здійснення управління об’єктами державної власності.

Таким чином, у заяві про державну реєстрацію права комунальної або державної власності заявником та суб’єктом права є відповідно територіальна громада та держава, а уповноваженою особою – фізична особа (представник), на ім’я якої органом державної влади або органом місцевого самоврядування видано довіреність для проведення державної реєстрації права комунальної або державної власності.

Звернути увагу нотаріусів, що за заявою про державну реєстрацію права власності на підставі пункту 66 Порядку № 1127 заявником є спадкоємець, а суб’єктом права – спадкодавець. Зазначення спадкоємця уповноваженою особою померлого є помилковим. Під час державної реєстрації права власності в результаті видачі свідоцтва про право на спадщину заявником та суб’єктом права є спадкоємець.

14. Державна реєстрація речових прав та їх обтяжень на об’єкти нерухомого майна, які не підлягають державній реєстрації згідно зі статтею 5 Закону.

Відповідно до частини першої статті 5 Закону у Державному реєстрі прав реєструються речові права та їх обтяження на земельні ділянки, а також на об’єкти нерухомого майна, розташовані на земельній ділянці, переміщення яких неможливе без їх знецінення та зміни призначення, а саме: підприємства як єдині майнові комплекси, житлові будинки, будівлі, споруди, а також їх окремі частини, квартири, житлові та нежитлові приміщення.

Якщо законодавством передбачено прийняття в експлуатацію нерухомого майна, державна реєстрація прав на таке майно проводиться після прийняття його в експлуатацію в установленому законодавством порядку, крім випадків, передбачених статтею 31 Закону.

Не підлягають державній реєстрації речові права та їх обтяження на корисні копалини, рослини, а також на малі архітектурні форми, тимчасові, некапітальні споруди, розташовані на земельній ділянці, переміщення яких можливе без їх знецінення та зміни призначення, а також окремо на споруди, що є приналежністю головної речі або складовою частиною речі, зокрема на магістральні та промислові трубопроводи (у тому числі газорозподільні мережі), автомобільні дороги, електричні мережі, магістральні теплові мережі, мережі зв’язку, залізничні колії.

Стаття 181 Цивільного кодексу України передбачає, що до нерухомих речей (нерухоме майно, нерухомість) належать земельні ділянки, а також об´єкти, розташовані на земельній ділянці, переміщення яких є неможливим без їх знецінення та зміни їх призначення.

Режим нерухомої речі може бути поширений законом на повітряні та морські судна, судна внутрішнього плавання, космічні об´єкти, а також інші речі, права на які підлягають державній реєстрації.

Рухомими речами є речі, які можна вільно переміщувати у просторі.

Всупереч зазначеним вимогам законодавства нерідко виникає ситуація, що державні реєстратори здійснюють державну реєстрацію речових прав та їх обтяжень щодо об’єктів нерухомого майна, які не підлягають державній реєстрації у Державному реєстрі прав, а саме: залізничних колій, кабельних ліній, свердловин, малих архітектурних форм, а також тимчасових некапітальних споруд.

При здійсненні державної реєстрації речових прав на нерухоме майно державним реєстраторам завжди необхідно виходити з конкретного типу об’єкта, визначальною умовою державної реєстрації є підстави виникнення прав на нього, технічна характеристика, функціональне призначення такого об'єкта.

15. Порушення вимоги Закону щодо одночасної державної реєстрації похідних речових прав на земельні ділянки, право власності на які виникло та оформлене в установленому порядку до 01.01.2013, та права власності на такі земельні ділянки, а також вимоги щодо реєстрації однієї заяви під час державної реєстрації прав на будинок, будівлю, споруду та земельну ділянку, на якій вони розташовані, та земельну ділянку за однією особою.

Відповідно до статті 29 Закону державна реєстрація похідного речового права на земельну ділянку, право власності на яку виникло та оформлено в установленому порядку до 01.01.2013, здійснюється одночасно з державною реєстрацією права власності на таку земельну ділянку (крім випадків, коли право власності на таку земельну ділянку вже зареєстровано в Державному реєстрі прав) на підставі заяви про державну реєстрацію прав.

Державна реєстрація права власності на земельну ділянку у разі подання заяви про державну реєстрацію прав набувачем похідного речового права на таку земельну ділянку може здійснюватися без подання заявником документа, на підставі якого виникло право власності, за умови наявності інформації про зареєстровану земельну ділянку в Державному земельному кадастрі та до моменту автоматизованого перенесення до Державного реєстру прав записів (відомостей) про речові права та обтяження на земельні ділянки з Державного реєстру земель.

На практиці виникає ситуація, що державними реєстраторами часто ігноруються вимоги вищезазначеної статті та проводиться державна реєстрація похідних речових прав на земельні ділянки без проведення державної реєстрації права власності на ці земельні ділянки за власником (реєстрація у спецрозділі Державного реєстру прав).

Причиною допущення таких порушень є фактична відсутність автоматизованого перенесення до Державного реєстру прав записів (відомостей) про речові права та обтяження на земельні ділянки, здійснені до 01.01.2013, з Державного реєстру земель, відсутність належної перевірки відомостей Державного земельного кадастру.

Однак Законом чітко визначено обов’язок одночасності реєстрації права власності та похідного речового права на земельну ділянку, за винятком випадків, коли право власності на земельну ділянку вже зареєстровано в Державному реєстрі прав та щодо права оренди на нерозподілені (невитребувані) земельні ділянки, надані в оренду органами державної влади, органами місцевого самоврядування в порядку, визначеному статтею 13 Закону України «Про порядок виділення в натурі (на місцевості) земельних ділянок власникам земельних часток (паїв)».

Відповідно до частини п’ятої статті 18 Закону заява про державну реєстрацію прав подається окремо щодо кожного об’єкта нерухомого майна.

У разі набуття права власності на житловий будинок, будівлю або споруду з одночасним набуттям речових прав на земельну ділянку, на якій вони розташовані, подається одна заява про державну реєстрацію прав на такі об’єкти.

При цьому одна заява подається лише у разі, якщо речові права на житловий будинок, будівлю, споруду та земельну ділянку, на якій вони розташовані, реєструються за однією особою.

Також відповідно до пункту 6 Порядку № 1127 у разі набуття права власності на житловий будинок, будівлю або споруду з одночасним набуттям речових прав на земельну ділянку, на якій вони розташовані, а також у разі державної реєстрації речових прав, що є похідними від права власності, одночасно з державною реєстрацією права власності на таке майно заявником подається одна заява.

16. Проведення державної реєстрації прав за відсутності необхідних документів або на підставі неналежних документів (документів, що не встановлюють речові права та їх обтяження, за відсутності відповідних документів, за наявності суперечності інформації у поданих документах і тих, які містяться в Державному реєстрі прав).

Відповідно до пункту 40 Порядку № 1127 державна реєстрація прав проводиться на підставі документів, необхідних для відповідної реєстрації, передбачених статтею 27 Закону та цим Порядком.

Відповідно до вимог статті 22 Закону документи, що подаються для державної реєстрації прав, повинні відповідати вимогам, встановленим цим Законом та іншими нормативно-правовими актами. Електронні документи, подані для проведення державної реєстрації прав, оформляються згідно з вимогами, встановленими цим Законом та іншими нормативно-правовими актами.

Наприклад, вимоги до оформлення копії рішення суду встановлені відповідними інструкціями з діловодства у судах.

Вимоги до проставлення посвідчувального напису нотаріусом передбачені Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613.

Вимоги до оформлення копій інших документів, наприклад, рішення місцевої ради, передбачені наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55, яким затверджено Національний стандарт України «Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242.

Поширеними є випадки проведення державної реєстрації прав та їх обтяжень на підставі документів, які містять суперечності.

Наприклад, за наявності різної інформації про технічну характеристику у технічному паспорті та зареєстрованій на підставі такого технічного паспорта декларації про готовність до експлуатації об’єкта нерухомості; різної інформації у відомостях щодо об’єкта нерухомого майна у записі Державного реєстру прав та у технічному паспорті (за відсутності документа, що засвідчує прийняття в експлуатацію закінченого будівництвом об’єкта, якщо зміна технічних характеристик об’єкта нерухомого майна відбулася у зв’язку з проведенням будівельних робіт, що відповідно до законодавства потребують отримання дозволу на їх проведення); різного написання прізвища, ім’я, по батькові суб’єкта права або обтяження у документах та паспорті; різної інформації у системній папці (документах забудовника) та документах, поданих інвестором будівництва.

Законом передбачено, що відповідальність за достовірність даних, що містяться в документах, поданих для державної реєстрації прав, несе заявник, якщо інше не встановлено судом.

Повноваження щодо встановлення факту підробки документів належить суду.

При цьому державний реєстратор зобов’язаний виконати передбачені законодавством дії з метою перевірки документів та встановлення наявності підстав для проведення реєстраційних дій, зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, відмови в державній реєстрації прав. Так, наприклад, для встановлення дійсності/актуальності документа, що посвідчує право власності, яке виникло до 01.01.2013, за відсутності запису у Реєстрі прав власності державний реєстратор отримує інформацію на запит від органів влади, підприємств, установ та організацій, які відповідно до законодавства проводили оформлення та/або реєстрацію прав до 01.01.2013.

Для встановлення дійсності судового рішення державний реєстратор перевіряє відомості ЄДРСР за допомогою офіційного веб-порталу судової влади України щодо наявності такого рішення у відповідному реєстрі в електронній формі, відповідності його за документарною інформацією та реквізитами. У разі відсутності рішення суду в ЄДРСР державний реєстратор прав на нерухоме майно запитує копію такого рішення суду, засвідчену в установленому порядку, від відповідного суду. Направлення запиту до суду про отримання копії рішення суду є підставою для зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

Виконання передбачених законодавством обов’язків сприяє можливості встановити дійсність зазначених документів, інформації в таких документах.

Державний реєстратор не зобов’язаний перевіряти законність, надавати оцінку діям державного реєстратора, який вчинив попередні реєстраційні дії.

Так, наприклад, державним реєстратором внесено до спеціального розділу запис про обтяження прав на нерухоме майно із зазначенням власника особи 1 за наявності зареєстрованого запису про право власності на те саме майно у особи 2. Надалі державному реєстратору подано заяву щодо державної реєстрації права власності у зв’язку з внесенням особою 2 до статутного капіталу юридичної особи. Державний реєстратор не має права перевіряти законність зареєстрованого обтяження та вирішувати питання про виключення нерухомого майна з-під арешту. У такому випадку необхідно встановити наявність суперечностей між поданими документами, заявленими правами та вже зареєстрованими речовими правами на нерухоме майно та їх обтяженнями та прийняти відповідне рішення.

17. Видалення записів Державного реєстру прав (розділів, записів про речові права, обтяження, заяв тощо).

Державна реєстрація речових прав на нерухоме майно – офіційне визнання і підтвердження державою фактів виникнення, переходу або припинення прав на нерухоме майно, обтяження таких прав шляхом внесення відповідного запису до Державного реєстру прав. Таке поняття державної реєстрації містить частина перша статті 2 Закону.

Частиною шостою статті 12 Закону встановлено, що Державний реєстр прав є державною власністю, складовою Національного архівного фонду і підлягає довічному зберіганню.

Вилучення будь-яких документів або частин Державного реєстру прав не допускається, крім випадків, передбачених законом.

Відповідно до частини першої статті 26 Закону записи до Державного реєстру прав вносяться на підставі прийнятого рішення про державну реєстрацію прав.

У разі зміни ідентифікаційних даних суб’єкта права, визначення часток у праві спільної власності чи їх зміни, зміни суб’єкта управління об’єктами державної власності, відомостей про об’єкт нерухомого майна, у тому числі зміни його технічних характеристик, виявлення технічної помилки в записах Державного реєстру прав чи документах, виданих за допомогою програмних засобів ведення цього реєстру (описка, друкарська, граматична, арифметична чи інша помилка), за заявою власника чи іншого правонабувача, обтяжувача, а також у випадку, передбаченому підпунктом «в» пункту 2 частини шостої статті 37 Закону, вносяться зміни до записів Державного реєстру прав.

У разі якщо помилка в реєстрі впливає на права третіх осіб, зміни до Державного реєстру прав вносяться на підставі відповідного рішення суду.

До того ж пунктом 16 Порядку № 1127 передбачена можливість відкликання заяви заявником у будь-який час до прийняття державним реєстратором рішення щодо державної реєстрації прав або щодо відмови в такій реєстрації шляхом звернення заявника до суб’єкта державної реєстрації прав або нотаріуса.

Тобто внесення будь-яких змін до Державного реєстру прав можливі лише за заявою власника чи іншого правонабувача, обтяжувача.

З аналізу вищезазначених норм чинного законодавства вбачається, що видалення будь-яких записів Державного реєстру прав без відповідного рішення суду заборонено.

ІІ. У сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань поширеними є такі порушення.

1 Порушення вимог частини другої статті 25 Закону1 щодо обов'язку долучення електронних копій документів (сканкопій), виготовлення сканкопій до завершення реєстраційної дії, долучення чітких сканкопій.

Частиною другою статті 25 Закону1 передбачений порядок проведення державної реєстрації та інших реєстраційних дій на підставі документів, що подаються заявником для державної реєстрації, яким включає виготовлення копій документів в електронній формі – у разі подання документів у паперовій формі. Згідно з пунктом 7 розділу ІІ Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 09.02.2016 № 359/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.02.2016 за № 200/28330, з поданих для державної реєстрації документів уповноважена особа суб’єкта державної реєстрації, нотаріус виготовляють електронні копії таких документів шляхом їх сканування до завершення реєстраційної дії, які долучаються до заяви, зареєстрованої в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр). За відповідність електронних копій документів оригіналам таких документів у паперовій формі відповідає особа, яка виготовила електронні копії документів.

Недодання електронних копій поданих для державної реєстрації документів, виготовлення після завершення реєстраційної дії, виготовлення нечітких сканкопій є порушенням вимог законодавства.

2. Порушення строку державної реєстрації.

Частиною першою статті 26 Закону1 встановлені строки розгляду документів. Проведення реєстраційних дій поза межами таких строків є порушенням цього Закону.

3. Проведення державної реєстрації без відповідної оплати адміністративного збору.

Постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2015 № 1133 «Про надання послуг у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань у скорочені строки» встановлено розмір адміністративного збору, який сплачується за проведення державної реєстрації у скорочені строки. Несплата або сплата не в повному обсязі суми адміністративного збору є підставою для зупинення розгляду документів. При цьому здійснення державної реєстрації у скорочені строки без отримання відповідної оплати адміністративного збору є порушенням законодавства.

4. Здійснення державної реєстрації за наявності підстав для зупинення розгляду документів.

Підстави для зупинення розгляду документів передбачені частиною першою статті 27 Закону1.

Поширеним порушенням є здійснення державної реєстрації за наявності таких підстав для зупинення державної реєстрації, як:

невідповідність документів вимогам статті 15 Закону1 (неповне заповнення полів реєстраційної картки, викладення документів не державною мовою, відсутність нотаріального посвідчення справжності підписів, відсутність у рішенні про внесення змін до відомостей про юридичну особу рішення про надання повноважень особі щодо підписання нової редакції статуту, відсутність рішення про затвердження нової редакції статуту в рішенні про внесення змін до відомостей про юридичну особу, що містяться у Єдиному державному реєстрі (протоколі) тощо);

невідповідність відомостей реєстраційної картки і рішення;

подання документів не в повному обсязі.

5. Здійснення державної реєстрації за наявності підстав для відмови у державній реєстрації.

Підстави для відмови у державній реєстрації передбачені частиною першою статті 28 Закону1.

Найчастіше державними реєстраторами порушуються вимоги зазначеної статті у разі:

припинення юридичних осіб за наявності заборон, зокрема наявності заборгованості зі сплати податків, страхових зборів тощо (абзаци сьомий – десятий пункту 11 статті 28 Закону1);

здійснення державної реєстрації на підставі судового рішення за відсутності його електронної копії у ЄДРСР та відповіді на запит державного реєстратора.

Відповідно до підпункту 2 пункту 3 наказу Міністерства юстиції України від 18.11.2016 № 3268/5 «Про затвердження форм заяв у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18.11.2016 за № 1500/29630, до запровадження інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром та інформаційними системами Державної судової адміністрації України відповідно до Закону1 в частині передачі інформаційно-телекомунікаційними засобами в електронній формі примірника судового рішення, яке тягне за собою зміну відомостей у Єдиному державному реєстрі, такі примірники судових рішень подаються заявником або надсилаються судом у паперовій формі. У разі подання заявником примірника судового рішення, що набрало законної сили та тягне за собою зміну відомостей у Єдиному державному реєстрі, державний реєстратор при проведенні державної реєстрації на підставі такого примірника судового рішення обов'язково використовує відомості ЄДРСР, що відкриті для загального доступу на офіційному веб-порталі судової влади, щодо наявності в цьому реєстрі електронної копії такого рішення, відповідності його за документарною інформацією та реквізитами. У разі відсутності рішення суду в ЄДРСР державний реєстратор запитує примірник такого рішення суду, засвідчений в установленому порядку, від відповідного суду;

подання документів особою без підтвердження відповідних повноважень.

подання документів, зміст яких суперечить вимогам Конституції та законам України.

Наприклад, згідно з абзацом першим частини другої статті 141 Цивільного кодексу України товариство з обмеженою відповідальністю не може мати єдиним учасником інше господарське товариство, учасником якого є одна особа. Згідно з абзацом другим зазначеної статті особа може бути учасником лише одного товариства з обмеженою відповідальністю, яке має одного учасника.

Таким чином, виконання вимог законодавства у сферах державної реєстрації сприяє втіленню основних засад державної реєстрації, передбачених Законами, зокрема гарантування державою об’єктивності, достовірності та повноти відомостей у Реєстрах, внесення відомостей до Реєстрів виключно на підставах та в порядку, визначених Законами.

Державний реєстратор самостійно приймає рішення за результатом розгляду заяв у сфері державної реєстрації прав та самостійно несе відповідальність за прийняті рішення.