Порядок зберігання первинних документів, архівування та знищення

Без первинного документа не обходиться жодна господарська операція. Бо саме з нього бухгалтер може почерпнути основну для бухгалтерського обліку цієї операції інформацію. Тобто довідатися, приміром, хто, що, скільки, у кого і почім придбав. А з огляду на важливість для установи таких на перший погляд незначних папірців, законодавство передбачає суворі вимоги до їх зберігання, відновлення, архівування та знищення.

Як визначено наразі в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік), первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Зауважимо, що Законом України від 03.11.2016 № 1724-VIII (далі — Закон № 1724) внесено зміни до Закону про бухоблік. Відповідно до них з 03.01.2017 із визначення терміна «первинний документ» вилучено фразу «підтверджує її здійснення».

Окрім цього, детальне визначення терміну наводиться в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Користуйтесь консультацією: Добровільно-примусові сервіси фіскальної служби, або Чи варто боротися з додатковими угодами до договорів про визнання електронних документів

Тож наразі первинним документом вважають документ:

• який має письмову або електронну форму;
• у якому зафіксовано факт проведення господарської операції.

(!) Не забуваймо, що до первинних документів згаданий наказ Мінфіну відносить також розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на проведення госпоперацій.

Єдиного переліку документів, які вважаються первинними, на жаль, немає.

Однак законотворчі чітко прописали стосовно обов’язкових реквізитів, які мають містити первинні документи.

Обов’язкові реквізити первинних документів

Закон про бухоблік встановлює вимоги до обов'язкових реквізитів первинних документів, а саме:

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ,
• назва документа (форми),
• дата і місце складання,
• зміст та обсяг господарської операції,
• одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі),
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,
• особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.

Вже згаданим нами Законом № 1724 законотворці внесли зміни і до обов’язкових реквізитів первинних документів. З нового року, точніше з 3 січня 2017 року, до в первинних документах можна не вказувати місце складання. Окрім того, з переліку реквізитів, за якими згідно з Законом про бухоблік можна ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, вилучено аналог власноручного підпису чи підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Читайте статтю: ЯК ОТРИМАТИ ЕЛЕКТРОННИЙ ЦИФРОВИЙ ПІДПИС

Вимоги до зберігання первинних документів

В Податковому кодексі України (ПК) є пряма вимога щодо зобов’язання установи як податкового агента зберігати первинні документи. Так, в підпункті «б» пінкту 176.1 ПК вказано, що платники податку зобов'язані, зокрема, зберігати протягом строку давності, встановленого ПК, документи первинного обліку.

Окрім того, аби підтвердити дані, визначені в податковій звітності, установа зобов’язана:

• вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПК);
• забезпечити зберігання, у т. ч. первинних документів, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого Податковим кодексом граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ПК).

Якщо ж говорити про первинні документи, що пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються ці документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності.

(!) Варто наголосити, що вказані строки зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати.

Якщо ж йдеться про електронний документообіг, то вимоги до нього не менш суворі. І строки зберігання документації на електронних носіях тотожні строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

А необачне поводження з первинними документами чи взагалі їх втрата лише додасть установі зайвого клопоту. Адже установа, у якій втрачений, пошкоджений або дострокового знищений первинний документ, мусить у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку. Ба більше, їй доведеться відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Суворі вимоги до зберігання означених первинних документів установлює не лише ПК. Закріплені вони і у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).

Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами.

Читайте статтю: Юридична сила електронного документу

До першої групи належать організації, в діяльності яких створюють документи Національного архівного фонду (НАФ). Це державні і комунальні організації. Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 Переліку.

(!) Як передбачено пунктом 2.4 Переліку, державні і комунальні організації — джерела формування НАФ — передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

Друга група включає організації, в діяльності яких не створюють документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 Переліку.

Відповідно до пункту 336 розділу I «Документи, що створюються в управлінській діяльності» Переліку, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах мають зберігатися протягом трьох років за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. У цьому пункті йдеться про касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо.

До того ж у разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — такі документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Відповідальність за порушення зберігання первинних документів

Якщо платник податків не забезпечив зберігання первинних документів протягом установлених строків їх зберігання, стаття 121 ПК передбачає накладення штрафу на такого платника в розмірі 510 гривень.

Персональна відповідальність за Законом про бухоблік покладається на посадову особу, яка здійснює керівництво установою відповідно до законодавства та установчих документів:

• за організацію бухгалтерського обліку;
• за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах;
• за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Тож установа має вживати всіх необхідних заходів для належного зберігання первинних документів протягом встановленого строку і, як бачимо, її керівник має бути зацікавлений в цьому особисто.

Первинні документи на території Криму та проведення АТО

Щодо зберігання первинних документів на території Криму та території проведення АТО, то законодавство не містить винятків та преференцій в частині наявності, зберігання, відновлення таких документів на вказаних територіях.

Зокрема, норми ПК не містять положень щодо звільнення платника податків від обов'язку відновлення документів, які зберігаються на території вільної економічної зони «Крим». Про це нагадує і ДФС у листі від 07.09.2016 № 19342/6/99-99-15-02-02-15. Якщо ж платник податків не забезпечить зберігання документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених строків, йому доведеться збирати гроші на штрафи.

Користуйтесь консультацією: Особливості відображення в бухобліку витрат, не підтверджених первинними документами контрагентів

З питань відновлення первинних документів, які зберігаються у зоні проведення АТО, слід керуватися Законом України «Про тимчасові заходи на період проведення антитерористичної операції» від 02.09.2016 № 1669-VII. Статтею 10 цього Закону передбачено, що протягом терміну дії Закону єдиним належним та достатнім документом, що підтверджує настання обставин непереборної сили (форс-мажору), що мали місце на території проведення АТО, як підстави для звільнення від відповідальності за невиконання зобов'язань, є сертифікат Торгово-промислової палати України.

Ані норми ПК, ані норми цього Закону не містять положень, які би звільняли платника податків від обов'язку відновлення документів та дотримання інших вимог, визначених ПК.

Варто згадати і про пункт 8 розділу I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879. Він зобов’язує установи, які розташовані на тимчасово окупованій території та/або на території проведення АТО, провести інвентаризацію у випадках, обов'язкових для її проведення, тоді, коли стане можливим забезпечити безпечний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку. Для цього встановлені навіть строки — інвентаризацію слід провести станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

Як відновити втрачені первинні документи

Якщо установі потрібно відновити втрачені документи, вчиняти вона має так, як визначено у Положенні № 88.

Зокрема, коли первинні документи пропали або знищені, керівник установи письмово повідомляє про це правоохоронним органам. Потім своїм наказом (розпорядчим документом) призначає комісію для:

• встановлення переліку тих документів, які втрачені або знищені;
• розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває установа, а також державній податковій інспекції в 10-денний строк.

Як правильно зберігати та знищувати первинні документи

Первинні документи, що пройшли обробку, підлягають обов'язковому передаванню до архіву, а до того мають зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Зберігання первинних документів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також оформлення і передачу їх до архіву забезпечує керівник бухгалтерської служби.

Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, в установах і організаціях встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила).

Читайте статью: Адвокаты призывают запретить безосновательное блокирование электронной отчетности

Вони передбачають:

• по-перше, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах;
• по-друге, що вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючі експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Зауважимо: Правилами заборонено вилучати документи для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності.

(!) Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2014 році, починається з 01 січня 2015 року.

На підставі переліків справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів, в архіві складається акт про вилучення для знищення документів. Справи включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2016 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2020 року, з п'ятирічним строком зберігання — не раніше 01 січня 2022 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Зразок заповнення Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, див. тут.

Акт складають у двох примірниках, як правило, на справи всієї установи.

Якщо до акта про вилучення для знищення документів не внесли первинну фінансову та бухгалтерську документацію, до нього додається довідка про проведення перевірки органами ДФС з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідку підписують керівник установи та бухгалтер.

Увага! (!) Знищення неревізованних (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів не допускається.

Акти затверджує керівник установи, після чого документи можна знищити. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.

Джерело: Головбух