Факсиміле як альтернатива особистого підпису

Сучасні темпи роботи підприємств призводять до збільшення об’ємів документообігу та збільшення кількості документів, які подаються на підпис керівнику. Підписуючи цілу купу паперу, керівник позбавлений можливості уважно ознайомитися зі змістом кожного документу. Для того щоб уникнути такого витрачання часу, у деяких випадках, замість власноручного підпису керівника, використовується факсиміле. Проте, не завжди використання факсиміле є законним.

1. Підписання договору.

Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, встановлених законом або за письмовою згодою сторін у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів (ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу).

Аналогічні положення містить Закон України «Про електронну комерцію» у якому зазначено, що електронний правочин може бути підписаний за допомогою використання аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів якщо можливість такого підписання передбачено актом цивільного законодавства або за домовленістю сторін (ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію»).

Таким чином, законодавство передбачає можливість використання факсимільного відтворення підпису лише у тому випадку, коли сторони договору домовилися про те, що такий підпис є допустимим, така домовленість містить зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або якщо право на використання такого підпису прямо встановлено законодавством.

Якщо договір не буде підписано належним чином, то вважається, що договір не укладений у письмовій формі.

Слід зауважити, що недотримання письмової форми договору не тягне за собою автоматичного визнання його недійсним. По-перше, не для всіх договорів встановлена обов’язкова письмова форма. Договір, для якого законом не встановлена обов’язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків, що може підтверджуватися письмовими доказами (електронними та паперовими листами) та поясненнями сторін (ч. 2 ст. 205 Цивільного кодексу України). По-друге, якщо договір, для якого законом встановлена його недійсність у разі недодержання вимоги щодо письмової форми, укладений усно і одна із сторін вчинила дію, а друга сторона підтвердила її вчинення, зокрема шляхом прийняття виконання, такий правочин у разі спору може бути визнаний судом дійсним (ч. 2 ст. 218 Цивільного кодексу України). Наприклад, якщо сторони не уклали письмового договору підряду, але підрядник виконав роботу, виставив рахунок замовнику, а замовник оплатив роботу, то такий договір може бути визнано дійсним не дивлячись на те, що він не укладений у письмовій формі.

Пленум Вищого господарського суду України у Постанові від 29.05.2013 року №11 «Про деякі питання визнання правочинів (господарських договорів) недійсними» звертає увагу на те, що недодержання форми правочину, якої вимагає закон, тягне за собою недійсність правочину лише у разі, коли це прямо передбачено законом. У таких випадках правочин є нікчемним. Наприклад нікчемними є наступні договори, які не укладені в письмовій формі: правочин щодо забезпечення виконання зобов’язання (неустойка, порука, гарантія, застава, притримання, завдаток), договір страхування, кредитний договір, договір щодо розпоряджання майновими правами інтелектуальної власності та ін.

2. Підписання та візування внутрішніх документів підприємства.

На сьогодні в Україні діє Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 163-2003». Цей стандарт серед усього іншого встановлює вимоги до реквізитів документів та поширюється на організаційно-розпорядчі документи, постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності як органів державної влади України, так підприємств, установ, організацій усіх форм власності. Зазначений стандарт не передбачає можливості застосування аналогу власноручного підпису під час складання та погодження організаційно-розпорядчої документації. Більше того, стандарт передбачає, що гриф затвердження, резолюція, віза, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про виконання документа, тощо мають містити підпис який складається з назви посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Слід зазначити, що положення Цивільного кодексу України мають вищу силу ніж положення Національного стандарту України. Тому, враховуючи частину третю статті 207 Цивільного кодексу України (щодо можливості використання факсимільного відтворення підпису), підприємство може розробити внутрішнє положення про порядок ведення діловодства на підприємстві. Такий порядок може передбачати випадки коли використання факсиміле є допустимим. Проте, слід пам’ятати, що ті документи, видання яких може бути комусь не вигідним та які можуть бути оскаржені, слід складати таким чином, щоб не існувало підстав для визнання таких документів недійсними.

Судова практика.

19.04.2018 року Верховний суд розглянув справу № 910/4050/17 про стягнення заборгованості за договором про надання послуг. У даній справ суд розглядав випадок коли більшість документів між сторонами були підписані шляхом проставлення факсиміле, що як зазначає одна із сторін спору, є усталеною практикою, яка скалась між сторонами договору про надання послуг. Верховий суд звернув увагу на положення частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України та зазначив, що для застосування факсимільного підпису для оформлення правочинів, вчинення інших господарських операцій, необхідна письмова згода сторін, яка може виражатись, зокрема, в укладеній між сторонами письмовій угоді, в якій погоджується використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документу. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства.

Існування усталеної практики між сторонами договору щодо використання факсиміле, без дотримання вимог частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного таким чином документу.

Верховний суд передав справу на новий розгляд та заначив, що при новому розгляді суду слід належним чином дослідити чи узгоджено сторонами, відповідно до вимог частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України (шляхом укладення угоди), використання факсимільного відтворення підпису.

Таким чином, українське законодавство надає можливість використовувати факсимільне відтворення підпису, але лише у тому випадку, коли право на його використання буде передбачено законом, договором, внутрішнім положенням тощо. Іншими словами – такий спосіб підпису має бути погоджений особами на права, обов’язки та інтереси яких може вплинути такий документ.

Автор консультації: HolGroup