Актуальні питання оплати листків непрацездатності

Нормативно-правові акти та список скорочень до теми

– Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23 вересня 1999 р. № 1105 (далі – Закон № 1105);

– Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13 листопада 2001 р. № 455 (далі – Інструкція № 455);

– Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 3 листопада 2004 р. № 532/274/136-ос/1406 (далі – Інструкція № 532);

– Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88 (далі – Положення № 88);

– Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та ви витратами, зумовленими похованням, затверджене постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 23 червня 2008 р. № 25 (далі – Положення № 25);

– листок непрацездатності (далі – ЛН);

– лікарсько-консультаційна комісія (далі – ЛКК);

– медико-соціальна експертна комісія (далі – МСЕК);

– Фонд соціального страхування України (далі – Фонд).

Коритуйтеся консультацією: Тимчасова непрацездатність: можливе звільнення

Працівниці, яка звільняється за власним бажанням у період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, вже виплачено допомогу по вагітності та пологах. Чи можна повернути ці кошти?

Статтею 25 Закону № 1105 передбачено умови надання та тривалість виплати допомоги по вагітності та пологах. Зокрема, у ній зазначено, що така допомога надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і виплачується за весь період такої відпустки тривалістю 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей – 70) календарних днів після пологів.

Підставою надання відпустки по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку ЛН, а в разі роботи за сумісництвом – копія ЛН, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи. Видається ЛН у зв’язку з вагітністю та пологами відповідно до вимог розділу VI Інструкції № 455.

У разі надання застрахованій особі відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у період її тимчасової непрацездатності ЛН по хворобі закривається, і з дня настання цієї відпустки видається інший ЛН – у зв’язку з вагітністю та пологами. Кожний із зазначених ЛН оплачується окремо за відповідними нормами Закону № 1105.

Якщо відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається застрахованій особі у період простою підприємства, установи, організації не з вини такої особи, щорічної (основної чи додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, додаткової відпустки у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, допомога по вагітності та пологах надається з дня виникнення права на неї.

Якщо під час перебування працівниці в одній з оплачуваних видів відпусток у неї виникло право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, роботодавцю необхідно перерахувати відпускні. Оплаті підлягає тільки та частина відпустки, що передує початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Пунктом 9 Інструкції № 532 передбачено, що у графі «Діагноз первинний» вказується термін вагітності на час звернення, а у графі «Діагноз заключний» – орієнтовний термін пологів. Незалежно від того, наскільки точно лікар передбачив день пологів і скільки фактично днів відпустки було використано до пологів, загальна тривалість відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами зберігається, а сума допомоги нараховується в повному обсязі.Також Законом України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР передбачено, що відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, на відміну від щорічних відпусток, не продовжується на святкові та неробочі дні, що припадають на період такої відпустки, але при цьому оплачуються всі календарні дні відпустки.

Користуйтесь консультацією: Чи правомірно утримувати кошти із заробітної плати ?

Як наголошувалося вище, частиною першою статті 25 Закону № 1105 передбачено, що допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Ця норма має застосовуватись і в разі бажання жінки звільнитися в період перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами. Роботодавець буде змушений перерахувати надану допомогу за дні від початку страхового випадку до дня звільнення. Хоча на сьогодні законодавством і не визначено конкретних випадків та обставин, за яких раніше отримана допомога по вагітності та пологах або її частина повертається. Слід зазначити, що зі звільненням жінка втрачає і статус застрахованої особи.

Додатково звертаємо вашу увагу на таке. Стаття 38 КЗпП надає працівникові право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово за два тижні. Якщо заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання в даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом; догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або інвалідом I групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин), власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.

У той же час статтею 40 КЗпП роботодавцю заборонено звільняти працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу в період його тимчасової непрацездатності (крім звільнення за п. 5 цієї статті), а також у період перебування працівника у відпустці. Це правило не поширюється на випадок повної ліквідації підприємства, установи, організації.

У разі виходу жінки на роботу до закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, зважаючи на те, що матеріальне забезпечення має компенсувати працівниці втрату заробітної плати за час перебування у такій відпустці, роботодавцю слід повернути частину допомоги по вагітності та пологах до Фонду, а саме ту частину, що припадатиме на період роботи жінки, оскільки за ці дні вона не втратить заробітної плати (додатково див. лист Виконавчої дирекції ФСС з ТВП від 16 вересня 2013 р. № 04-29-2494).

Працівник кадрової служби припустилася помилки під час заповнення зворотного боку ЛН – неправильно вказала дату, з якої працівник став до роботи. Як її виправити?

Положеннями Інструкції № 532 визначено порядок заповнення ЛН у закладах охорони здоров’я. Зокрема, пунктом 4.5 цієї Інструкції передбачено, що в разі помилок у тексті здійснюється його виправлення, що підтверджується записом «Виправленому вірити», підписом лікуючого лікаря та печаткою закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності». На лицьовому боці бланку ЛН дозволяється робити не більше двох виправлень.

Користуйтесь консультацією: Звільнення під час відпустки. Чи практикується в наш час та що говорить про це закон?

У перший день роботи після хвороби працівник надає ЛН табельнику (працівнику служби персоналу) або іншій уповноваженій особі, на яку покладено обов’язки з приймання та первинної обробки ЛН. Табельник заповнює перший розділ зворотного боку ЛН, у якому вказує:

– назву підприємства;

– структурний підрозділ, посаду і табельний номер працівника;

– характер роботи працівника, який надав ЛН (постійна, тимчасова, сезонна);

– дати початку й закінчення періоду непрацездатності із зазначенням неробочих днів за період непрацездатності, що відповідають графіку роботи працівника;

– дату, з якої працівник став до роботи;

– дату заповнення ЛН

та ставить свій підпис і прізвище.

Інструкцією № 532 не визначено порядку заповнення зворотного боку ЛН роботодавцем застрахованої особи та виправлення допущених помилок. Тому, як і в загальних випадках, слід керуватися нормами Положення № 88, що встановлює порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

Первинні документи, а ЛН належить саме до таких, створюються та оброблюються відповідно до вимог Положення № 88. Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність мають складатись і заповнюватись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова в порядку, визначеному Законом України «Про засади державної мовної політики» від 3 липня 2012 р. № 5029-VI. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку та складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на зазначену мову.

Розділом 4 Положення № 88 визначено порядок виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах і зазначено, що в тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітності, що створені ручним способом, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки має бути підтверджено написом «Виправлено» та підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Користуйтеся консульацією: Працівник надав роботодавцю довідку від лікаря, а не лікарняний. Як діяти?

Працівник хворів більше місяця й надав роботодавцю одночасно три ЛН. Яку кількість протоколів має оформити комісія із соціального страхування – три чи один?

Робота комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства регулюється нормами Положення № 25. Розділом II цього Положення визначено права та обов’язки комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, зокрема встановлено, що її пріоритетними завданнями є:

– приймати рішення про призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг;

– приймати рішення про відмову в призначенні матеріального забезпечення, про припинення його виплати (повністю або частково);

– розглядати підставу й правильність видачі й заповнення листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг;

– здійснювати контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення застрахованим особам роботодавцем за рахунок коштів Фонду як за власною ініціативою, так і у зв’язку зі зверненням застрахованих осіб;

– вживати заходів щодо своєчасного надання на підприємстві застрахованим особам матеріального забезпечення та соціальних послуг за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням;

– брати участь у перевірках, що здійснюються на підприємстві робочими органами відділень Фонду з питань правильності використання страхових коштів, надавати контролюючим органам необхідні документи та пояснення з питань, що виникають під час перевірок;

– здійснювати заходи з усунення виявлених комісією (уповноваженим) із соціального страхування підприємства та контролюючими органами порушень з питань надання матеріального забезпечення та соціальних послуг, використання страхових коштів.

Основною формою роботи комісії є засідання, які проводяться відповідно до затвердженого нею плану, але не рідше двох разів на місяць.

Відповідно до статті 32 Закону № 1105 документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах розглядаються не пізніше 10 днів з дня їх надходження. Повідомлення про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причин відмови та порядку оскарження видається або надсилається заявникові не пізніше п’яти днів після винесення відповідного рішення. Допомога по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах виплачується застрахованим особам, у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати.

У той же час статтею 24 Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 р. № 108/95-ВР роботодавців зобов’язано виплачувати заробітну плату не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата, тому й комісії доцільно проводити засідання не рідше двох разів на місяць. На підставі рішення комісії із соціального страхування підприємства про призначення матеріального забезпечення страхувальник-роботодавець нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок з метою виплати матеріального забезпечення, отриманого від робочого органу Фонду, одночасно з виплатою заробітної плати. Рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства оформлюються протоколом в день їх прийняття згідно з додатком до Положення № 25. Отже, після розгляду звернень працівників і документів, що є підставою для призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг, комісія (уповноважений) із соціального страхування виносить рішення щодо кожного наданого документа, яке оформлюється єдиним протоколом засіданняза відповідну дату.Слід зазначити, що як у протоколі засідання, так і в заяві-розрахунку, кожний ЛН вказується окремим рядком, навіть якщо вони видані за одним страховим випадком.

Згадайте новину: Роботодавцям хочуть заборонити стягнути відшкодування за збитки працівників без їх згоди

Автор консультації: Ольга Гуменюк, експерт із соціального страхування

Джерело: «Кадровик України» №10, 2017